Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

  • Op alle door ons aangegane overeenkomsten moet toestemming worden verleend door het College van Bestuur.
  • Op alle door ons aangegane overeenkomsten zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing. Deze liggen bij de afdeling Reserveringen ter inzage en worden op verzoek onverwijld kosteloos toegezonden. De UVH zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt.
  • De genoemde prijzen gelden vanaf januari 2013 en zijn inclusief BTW, tenzij anders vermeld. Aan de informatie op deze website kunnen geen rechten worden ontleend.

Reserveringsvoorwaarden

  • Het definitieve aantal gasten dient u minimaal vijf werkdagen voor aanvang van het evenement aan ons kenbaar te maken. Dit aantal zal tevens worden gefactureerd.
  • Met betrekking tot de personeelskosten zullen wij uitgaan van de door u opgegeven eindtijd. Indien de bijeenkomst uitloopt zullen er meerkosten personeel worden doorberekend.
  • De uren van de portier zullen op zaterdagen en zondagen en doordeweeks vanaf 23.00 uur extra in rekening worden gebracht.

Betalingsvoorwaarden

  • Uiterlijk twee weken voor aanvang partij dient 75% van het totaal begrote bedrag onder vermelding van uw reserveringsnummer worden overgemaakt en het restantbedrag binnen veertien dagen na uitvoering van de partij.

Annuleringsvoorwaarden

  • Bij annulering tot één maand voor aanvang worden geen kosten in rekening gebracht.
  • Bij annulering tot twee weken voor aanvang wordt 60% van het overeengekomen totaalbedrag in rekening gebracht.
  • Bij annulering tot één week voor aanvang wordt 85% van het overeengekomen totaalbedrag in rekening gebracht.
  • Bij annulering korter dan één week voor aanvang wordt het volledig overeengekomen totaalbedrag in rekening gebracht.


Richtlijnen ten behoeve van bijeenkomsten

Aanleveren materialen

  • Het laden en lossen van materialen dient te allen tijde via de leveranciersingang aan de Doelenstraat te geschieden.
  • Alvorens te gaan laden/lossen dient men zich te melden aan de receptie.
  • Het laden en lossen zal te allen tijde geschieden onder toezicht van een medewerker van de sociëteit.

Techniek/entertainment

  • Indien u, met betrekking tot uw audiovisuele apparatuur, gebruik wenst te maken van een externe leverancier dient dit te allen tijde aan ons kenbaar te worden gemaakt.
  • De opdrachtgever is verantwoordelijk voor ingehuurde derden (audiovisuele leveranciers, bands, acts, e.d.).
  • Het aanleveren van de materialen en de op- en afbouwtijden dienen, minimaal vijf werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst, met de sociëteit te zijn besproken.
  • Het opbouwen van de techniek dient buiten sociëteitsuren te geschieden. De sociëteit is dagelijks geopend van 10.00 uur – 23.30 uur.
  • Gebruik van krachtstroom dient van te voren te worden aangevraagd.
  • Soundchecks mogen geen overlast veroorzaken voor andere partijen.
  • De geluidsproductie is aan een grens verbonden van maximaal 95dB.
  • Eventuele maaltijden/consumpties zullen door de opdrachtgever moeten worden aangevraagd en het verbruik zal vervolgens aan de opdrachtgever worden doorbelast.
  • Het is niet toegestaan gebruik te maken van rookmachines, ballonnen met helium, vuurwerk, strooien met rijst en/of confetti.
  • Tevens is het niet toegestaan posters e.d. met tape/plakband aan de muren te bevestigen.
  • Bij zowel de zaalopstelling alsook het aanleggen van de techniek zal te allen tijde rekening moeten worden gehouden met de veiligheidsvoorschriften conform de richtlijnen Brandweer.
  • Vluchtwegen en/of branddeuren dienen niet geblokkeerd te worden. Indien dit door een medewerker van de sociëteit geconstateerd wordt, zijn zij te allen tijde gemachtigd hierop de vereiste aanpassingen te doen.

Beveiliging/EHBO/BHV

  • Voor bijeenkomsten met meer dan 250 gasten is een beveiligingsbeambte en een hulpverlener van de EHBO verplicht.
  • In geval van calamiteiten zijn de aanwezige BedrijfsHulpVerleners bevoegd om die maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn voor de veiligheid van u, uw gasten en de materialen. Aanwijzingen dienen prompt te worden opgevolgd.
  • Roken
  • Sociëteit De Witte is een rookvrij gebouw. In geen van de ruimtes mag worden gerookt, met uitzondering van de rooksalon op de Bel-etage.
  • In het hele gebouw zijn rookmelders geplaatst. Indien de brandweer uitrukt door misbruik, zullen de kosten op de veroorzaker worden verhaald.